Jaarbericht 2013

Risicobeheer

Algemeen

De activiteiten van Meerlanden brengen risico’s met zich mee. Om deze risico’s goed te beheersen hebben wij risicobeheersings- en controlesystemen ingericht. Ons systeem van risicobeheersing is afgeleid van het Enterprise Risk Management model van COSO. Het is gericht op het signaleren en beheersen van risico’s bij de uitvoering van onze strategie en het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Ook ondersteunt het systeem ons bij het naleven van wet- en regelgeving en het borgen van de betrouwbaarheid van de financiële rapportages.

In 2013 is het systeem van risicobeheersing verder verbeterd. We hebben de verschillende risicogebieden geëvalueerd: strategische, operationeel, financiële en compliance risico’s. Meerlanden benadert risicobeheersing systematisch, bijvoorbeeld door risicotolerantie te concretiseren en in te bedden in de besluitvorming.

Overzicht van de belangrijkste risicogebieden

Strategische risico’s

Economische ontwikkelingen

De economische ontwikkelingen hebben effect op gemeenten. Gemeenten moeten bezuinigen en passen hun dienstverlening hierop aan. Dat heeft effect op het werk dat wij voor gemeenten uitvoeren. Wij spelen hierop in met een meerjarig efficiency verbetering programma (PROVE).

De economische ontwikkelingen hebben ook effect op de afvalmarkt. Voor huishoudelijk afval lopen wij geen prijs- of hoeveelheidsrisico. Door kortlopende contracten spelen wij in op de ontwikkeling van de verwerkingstarieven voor bedrijfsafval. Voor andere afval- en grondstofstromen hebben wij schaalgrootte gecreëerd door samen te werken met collega-overheidsgedomineerde inzamelbedrijven, in de coöperatie Midwaste.

Ontwikkelingen in de markt

Onze concurrenten zijn grote landelijke inzamelaars van afval, maar ook regionale bedrijven die actief zijn op het gebied van taken in de openbare ruimte. Wij besteedden veel werkzaamheden in de openbare ruimte uit. Uit oogpunt van kostenbesparingen en concurrentieoverwegingen achten wij uitbesteden niet wenselijk. Dit vullen wij in door Heemskerk meer in te zetten binnen de publieke sector. Gemeenten besteden werk in de openbare ruimte steeds vaker aan. In tijden van overcapaciteit leidt dat tot tarieven die op langere termijn niet houdbaar zijn. Maar deze uitkomsten van aanbestedingen worden wel gespiegeld aan onze tarieven.

Operationele risico’s

Kwaliteit primair proces

De kwaliteit en punctualiteit van de door ons of in onze opdracht uitgevoerde werkzaamheden beïnvloeden de tevredenheid van gemeenten en bedrijven die klant bij ons zijn. De kwaliteit van ons primaire proces wordt bepaald door mensen. Ondersteund door systemen, processen en procedures. Ons personeelsbeleid is erop gericht de kwaliteit en kwantiteit van al ons personeel, zowel leidinggevend als uitvoerend, op het juiste niveau te hebben. Klanttevredenheidsonderzoeken geven ons inzicht in waar de dienstverlening nog beter kan. Managementsystemen voor kwaliteit, arbo en milieu, zoals ISO en VCA, ondersteunen hierbij. De meeste activiteiten zijn VCA en ISO 9001 en 14001 gecertificeerd. Eindproducten als compost zijn voorzien van de juiste keurmerken.

Automatisering

ICT ondersteunt het primaire proces en het management in sturing van het bedrijf. De belangrijkste risico’s zijn de continuïteit, beveiliging en systeem- en data integriteit. Gaat er iets mis in de automatisering, dan kan dat een negatief effect hebben op de registratie van de bedrijfsvoering en de financiële administratie. Hierdoor kunnen liquiditeitsproblemen ontstaan en het kan de beheersing van en sturing op operationele en financiële prestaties bemoeilijken. Om dit te voorkomen zijn er back-upfaciliteiten en noodstroomvoorzieningen ingericht. Daarnaast zijn de belangrijkste ICT-beheersprocessen vastgelegd.

Omgeving

Op onze hoofdvestiging in Rijsenhout vinden veel activiteiten plaats. In de directe omgeving van deze vestiging staan woonhuizen. De bewoners kunnen hinder ondervinden, zoals lawaai- of geuroverlast. Een goede relatie met de buurt is van wezenlijk belang om onze activiteiten ongehinderd te kunnen uitvoeren of uitbreiden. Wij hebben een buurtcommissie ingesteld waarmee wij alle belangrijke ontwikkelingen bespreken. Zo kunnen we inspelen op eventuele overlast en deze in overleg met de buurtbewoners terugdringen.

Vergister

Een onderbreking van de stroomvoorziening die langer dan een paar uur duurt, kan leiden tot een langdurige uitval van de vergistingsinstallatie en daarmee de gasproductie. Om de gevolgen van stroomuitval op te vangen, zorgen we ervoor dat ons personeel eventuele stroomuitval tijdig kan signaleren en is er een toereikend noodstroomaggregaat.

Calamiteiten

Calamiteiten kunnen een grote impact hebben op de organisatie. De kans op calamiteiten is niet groot, maar de impact kan fors zijn. Een calamiteit kan tot grote verstoring van de dagelijkse activiteiten leiden. Om de kans hierop zo klein mogelijk te houden, besteden we veel aandacht aan veiligheid. Het VCA Veiligheidmanagementsysteem draagt bij aan het voorkomen van onveilige handelingen en onveilige situaties. In de directe omgeving van de vergister wordt gewerkt op basis van ATEX explosieveiligheidsrichtlijnen. Ons calamiteitenplan en onze BHV-organisatie zijn opgezet om de gevolgen van een eventuele calamiteit zo goed mogelijk op te vangen.

Financiële risico’s

Verslaggevingsrisico’s

Operationele en financiële processen leiden tot registraties in systemen. Vanuit deze registraties genereren we managementinformatie, waaronder financiële cijfers. Deze financiële informatie wordt verstrekt aan het management, de directie, commissarissen en aandeelhouders. Zodat zij op basis daarvan besluiten kunnen nemen en sturing aan het bedrijf kunnen geven. Het risico bestaat dat de financiële rapportages onjuiste informatie bevatten, waardoor er onvoldoende zicht is op de financiële situatie van de onderneming, nú en in de toekomst. Dit kan ertoe leiden dat besluiten worden genomen op basis van onjuiste informatie. Mogelijke gevolgen zijn liquiditeit- en solvabiliteitsproblemen. Om dit te beheersen is een planning- en controlcyclus ingericht. Het stelsel van functiescheidingen en andere interne controlemaatregelen waarborgt dat de financiële verslaggeving betrouwbaar is. De externe accountant geeft op basis van haar werkzaamheden extra betrouwbaarheid aan de financiële rapportages. Zij deelt in haar managementletter mee hoe zij oordeelt over de opzet en werking van het stelsel van interne controlemaatregelen en waar restrisico’s blijven.

Liquiditeitsrisico

Het liquiditeitsrisico is het risico dat de onderneming op korte termijn of op lange termijn niet aan haar betalingsverplichtingen kan voldoen. Dit kan veroorzaakt worden doordat facturen van Meerlanden niet of niet tijdig betaald worden. Een andere oorzaak is een mismatch tussen uitgaven en inkomsten uit hoofde van toekomstige investering- of financieringsstromen. Hoe wij dit risico beheersen is vastgelegd in ons treasurystatuut.

Prijsrisico’s

Prijzen die wij afspreken met klanten, afnemers en leveranciers kunnen fluctueren. Dit kan onze resultaten negatief beïnvloeden. Met gemeenten sluiten we langlopende contracten af met afspraken over ontwikkelingen van tarieven en indexeringen. Contracten met bedrijven sluiten we meestal voor vijf jaar af, maar minimaal voor twee jaar met stilzwijgende verlenging. Op basis van marktontwikkelingen indexeren wij de tarieven voor bedrijven. Contracten die we op basis van aanbestedingen verwerven, kennen wisselende looptijden en mogelijkheden voor tussentijdse tariefaanpassing.

Het beleid ten aanzien van leveranciers is gericht op het afsluiten van raamcontracten met vaste prijzen voor een periode van één tot maximaal drie jaar. Contracten met verwerkers van afval en grondstoffen kennen korte looptijden met vaste tarieven zonder onvoorwaardelijke leveringsverplichtingen.

Compliance

Wet- en regelgeving

De activiteiten van ons bedrijf worden in sterke mate beïnvloed door wet- en regelgeving op het gebied van milieu en afval. Meerlanden voldoet aan de eisen van de vergunningen. Verandering van wet- en regelgeving kan ertoe leiden dat wij extra maatregelen moeten nemen om aan de voorschriften te voldoen. Vaak gaat dit gepaard met extra lasten. Wijzigingen kunnen ook invloed hebben op de operationele processen.

Inbestedingsrecht

De regelgeving omrent aanbesteden en inbesteden blijft in ontwikkeling. Dit heeft effect op ons organisatiemodel. Dat is voor ons aanleiding geweest de statuten en de organisatiestructuur aan te passen, zodat deze elementen beter passen bij de eisen aan inbesteding.

Vennootschapbelasting

De Europese Commissieheeft de Nederlandse regering verzocht de vrijstelling voor de vennootschapbelasting van overheidgedomineerde bedrijven af te schaffen. De Nederlandse regering heeft aangegeven dit in wetgeving te gaan regelen. Dat betekent dat Meerlanden mogelijk vanaf 2016 te maken krijgt met de heffing van vennootschapbelasting. Wij bereiden ons hierop voor door de effecten in kaart te brengen en als dat nodig is tijdig passende maatregelen te treffen.

Landelijk Afvalbeheer Plan (LAP)

Op landelijk niveau is afvalbeleid een belangrijk thema. De afvalscheidingsresultaten moeten omhoog en in het Landelijk Afvalbeheer Plan (LAP) staat welke doelstellingen bereikt moeten worden. Andere thema’s zijn verpakkingen, statiegeld en producentenverantwoordelijkheid. Wij adviseren onze gemeenten hoe zij dit kunnen verankeren in beleidmaatregelen, want de afgelopen jaren heeft Meerlanden geïnvesteerd in kennisontwikkeling en accountmanagement in haar organisatie. Hierdoor kunnen wij tijdig anticiperen op de effecten van dit beleid, bijvoorbeeld op wijzigingen in de logistieke uitvoering of in afvalstromen.

Risicoanalyse

Op basis van de bovenstaande risicogebieden stelt Meerlanden minimaal eens per jaar een risicoanalyse op. Deze risicoanalyse bevat de belangrijkste risico’s, de kans dat deze zich voordoen en het effect dat deze kunnen hebben op ons bedrijf. De risicoanalyse bevat ook maatregelen die we nemen om de risico’s te beheersen.